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市体育局痕迹管理系统实施情况

 

一、痕迹管理系统基本情况

1.建立目的

2014年底,在市委、市政府及市纪委的正确领导下,为了预防和减少廉政风险,提高工作效率,规范权力运行,加强党风廉政建设,市纪委派驻第四纪检组创新工作思路,结合体育部门实际,与市体育局联合开展痕迹管理试点工作。经市信息中心同意,市财政部门批准,经过公开招投标,最终确定由金华正元计算机工程有限公司为痕迹管理系统开发合作单位。

2.系统模块概况

市体育局痕迹管理系统主要包括“三重一大”事项管理(包括重大决策、重大项目、大额度资金使用、重大人事任免的事前报告、事中进展监督等模块)、纪委监督平台(包括流程监控、事项追踪、时效分析、风险预警等模块);办公痕迹管理(包括发文管理、收文管理、会议管理、财务管理、行政审批、事项管理等模块);日常行为痕迹(包括工作任务管理、工作日志管理、考勤管理等模块)等。该系统既具备了OA办公系统的功能,又增加了“三重一大”事项管理、监督平台、行政审批、财务管理、事项管理等与党风廉政建设和作风建设联系紧密的相关事项的办理。财务管理包括“三公”经费、会议费、培训费的审批以及专项经费的使用申请等;事项管理是结合体育部门的业务实际,对举办赛事与活动、组织运动队外出参赛等事项进行审批。

3.运行情况

经过半年左右的软件开发与对接,市体育局痕迹管理系统已于4月下旬实行试运行。局机关所有人员、市纪委派驻第四纪检组所有人员以及体育局下属4个事业单位的主要负责人及办公室都已设账号,可以随时登录办公。目前,体育局已将所有的事项都在网上进行办公,鉴于系统刚开通使用,还有许多不顺之处,现在实行线上线下两个流程分别进行办理,以提高工作效率和质量。目前,很多程序和流程正在边运行边整改,计划于6月底实现正式运行。

二、痕迹管理系统的作用和成效

1.全程留痕。以痕迹管理系统为载体,实现市体育局重大事项与活动、财务、人事、公文、会议等流程的网上流转,完整保存文书、签字、数据、档案等关键用权痕迹,将原始数据保存,做到全程公开、全程留痕,使每项工作有迹可寻、有据可依,明确责任,强化落实。

2.提高效率。该系统以资源共享网和移动通信网络为依托,充分利用现有电子政务环境,以多种方式将流程审批、痕迹录引、公文流转、领导批示、信息查询、信息推送等信息资源实时、便捷地提供给办公人员,以提高办公效能。而且在网上办公后,每一步骤操作相关领导都能查阅得到,无形中能促使责任人员绷紧神经,提高工作效能。

3.权力监督。系统中设置了监督平台,包括流程监控、事项追踪、时效分析、风险预警等子模块,把《廉政准则》、《市体育局工作人员职责》等规范纪律要求与工作流程统一起来,实现纪检部门对本部门权力运行实现全过程监督,有效排查风险。如“三重一大”事项管理,机关各处室和下属单位将重大事项向市体育局相关领导报告后,局领导可直接通过系统报告给市纪检组相关领导。市纪检组领导可通过系统,随时点击察看各项工作的进展情况,并作出研判和监督。

4.便于查询。所有的“三重一大”事项、领导批示、公文流转、来宾接待等系统里都能随时进行查询,方便每个人员对处理事项及文件、数据、会议等进行查询,而不需要叫收发人员查询。同时,便于统计各项数据,便于档案管理等。

三、痕迹管理系统存在的问题

1.操作还不熟练。有部分人员对新生事物还不大接受和适应,感觉所有事项都经网上进行操作,有点繁琐,有点麻烦。因此,有时会忘记去操作或是不知如何操作,需要办公室人员去提醒,去催促。

2.程序过于刻板。痕迹系统开发的目的之一是为了提高工作效率,但在实际操作过程中,每个模版的程序过于刻板,无法根据事项的轻重缓急实现灵活运用,每个流程都必须按规范的流程才能往下走,否则流程步骤就会出错。

3.移动办公未实现。由于市信息中心认为痕迹系统中的移动办公不够安全,导致移动办公系统至今未启用,当领导外出时,无法提供跨时间、空间等全面的办公支持,降低了协调办公能力。

4.系统是一个独立体。该系统目前还是一个封闭的独立体,还未与市政府领导批示系统、市机关事务工作平台、市8890便民服务平台以及省体育局、县(市、区)体育部门等实现对接,无法真正实现文件自上而下或自下而上的流转。

5.实际处理仍需要线下执行。痕迹管理系统虽然实现了文件的流转,但文件中交办的具体事项仍需要在线下执行,系统只能督查办公人员是否查看了文件,对其执行过程无法监督。

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